取扱説明書の標準化コンサルティング支援サービス

取扱説明書の標準化コンサルティング支援サービス【総合的な標準化へ】

社内の取扱説明書の制作環境を標準化します。
取扱説明書の制作業務における様々な課題解決をご支援します。

取扱説明書は、製品の機能を全うさせ使用者が安心して安全に運用していくための重要なコミュニケーションツールです。ビジネスの変革スピードが年々早まり、技術開発から製品化までのリードタイムが短縮していく中、取扱説明書には種々様々な要件が求められます。
また昨今では、コロナ禍による技術者の渡航規制に伴い、国際規格をふまえた取扱説明書の整備と翻訳による海外ユーザーへ配慮、担当部署間の情報連携、安全コミュニケーションへの運用、アフターサポート業務への発展と、品質向上とともに効率化が求められさらに重要性が増しています。
弊社では、様々な企業様の取扱説明書管理部門とともに、取扱説明書を取り巻く課題を洗い出し、業務課題の解決に携わってまいりました。個々の課題への対応はもちろんですが、部分最適化では別の新たな課題が生まれ、総和としての課題の解消とはなりえないことも多くあります。
取り組みとして全体的な視野で見据え、仕組みによって標準化された取扱説明書の制作体制へとシフトしていくことが重要だと考え、取扱説明書の構造化から標準化での運用、利活用による合理化に向けた総合的な支援をご提案しています。

機械の取扱説明書を診断し改善点を共有して、取扱説明書の構造化・規則策定を行い、制作業務の見直しを含めた標準化を支援します。

既存の取扱説明書を診断・評価して、現状把握と課題抽出を行います。
取扱説明書の構造化・規則策定を行い、見本を制作します。
取扱説明書の制作ツールの開発と制作ノウハウを提供します。
取扱説明書の制作業務フローを再構築し運用を支援します。

■取扱説明書を取り巻く環境で見いだされる課題

■制作・管理における課題

制作の属人化
制作ツール
改訂作業を行いにくい
素材データの再利用
膨大な製品・バージョン管理
多言語翻訳への対応

■品質における課題

各国際規格への対応
必要な構成要件
現在の取扱説明書のリスク
文章表現のばらつき
非統一性

■体制における課題

品質保証体型
製品安全への理解・教育
制作・承認フロー
各部所間の情報連携
アフターサポートへの展開

取扱説明書の標準化とは

〈取扱説明書の標準化〉に向けたルールとツールを構築することで業務フローが改善します。
制作者の属人的要素に依存しない取扱説明書によって、問い合わせやクレーム件数が軽減します。
ユーザーの安全性を確保し、理解度・満足度向上を目指すことが弊社の〈取扱説明書の標準化〉です。

下記は弊社が考える〈取扱説明書の標準化〉です。

制度や規格の要求事項に合致できていること
機械ユーザーが容易にアクセスできる状態にあること
構成やレイアウトが社内で統一されていること
手引書と制作ツールが標準的に整備された制作環境があること
製品が多品種でも制作が平準化できること
製品や機械のライフサイクルに対応できていること
PLとPSに対応できていること

ヒアリング

企業様の取扱説明書（製品マニュアル + 保守関連マニュアル）の制作環境やノウハウなどの現状把握を行います。

制作ノウハウの把握
制作環境・ツールの把握
制作フローの把握
情報整備環境の把握
社内の品質評価基準を把握
取扱説明書と製品特徴とリスクアセスメント業務の把握

課題抽出

企業様の取扱説明書の評価を行い課題抽出し、解決方法を提案します。

各種規格への対応、理解
既存マニュアルの診断・評価
既存の取扱説明書の診断・評価
制作業務フローの評価

取扱説明書・マニュアルの規則策定

企取扱説明書の課題解決として各種の規則策定を支援します。

各種規格の重要ポイントを踏まえた規則
社内規則の重要ポイントの共有
データ把握とディレクトリー構造化
制作／編集／デザイン上の規則
データファイルのネーミング規則

取扱説明書の制作環境および業務フローの再構築

企業様の取扱説明書の制作スキルと運用に最適な業務環境の構築に向けて支援します。

制作ツールの選定との標準化
標準化ツールの導入・運用支援
取扱説明書・マニュアルのテンプレートの運用支援
情報整備環境の再構築
標準化ツールを活用した（制作部署に関連する）業務フローの見直し
制作マネジメントの再構築（編集・版下制作・校正業務）

取扱説明書・マニュアルの構造化

取扱説明書・各種マニュアルの要件を整理し、制作しやすいツールの設計を支援します。

取扱説明書・各種マニュアルの構成要件の導入
取扱説明書・各種マニュアルのテンプレートの設計
業務の要件定義、作業手順の把握
ディレクトリー構成、要素構成、データ構造化の構築
部章節項の設計

取扱説明書・マニュアルの見本作成

取扱説明書の見本を作成します。

制作ノウハウの把握
制作環境・ツールの把握
制作フローの把握
情報整備環境の把握
社内の品質評価基準を把握
取扱説明書と製品特徴とリスクアセスメント業務の把握

運用・定着

企業様の取扱説明書の制作者の知識力と意識の向上に向けた研修セミナーの実施と、運用定着と品質維持をご支援します。

制作関係者への研修セミナー

取扱説明書の書き方と安全対策、国際規格の解説
各種規格の重要ポイントとは
見本制作した取扱説明書のビフォー・アフターを解説
セミナー資料の作成支援