取扱説明書の標準化コンサルティング支援サービス

取扱説明書の標準化コンサルティング支援サービス【総合的な標準化へ】

社内の取扱説明書の制作環境を標準化します。
取扱説明書の制作業務における様々な課題解決をご支援します。

取扱説明書は、製品の機能を全うさせ使用者が安心して安全に運用していくための重要なコミュニケーションツールです。ビジネスの変革スピードが年々早まり、技術開発から製品化までのリードタイムが短縮していく中、取扱説明書には種々様々な要件が求められます。
また昨今では、コロナ禍による技術者の渡航規制に伴い、国際規格をふまえた取扱説明書の整備と翻訳による海外ユーザーへの配慮、担当部署間の情報連携、安全コミュニケーションへの運用、アフターサポート業務への発展と、品質向上とともに効率化が求められさらに重要性が増しています。
弊社では、様々な事業者様の取扱説明書管理部門とともに、取扱説明書を取り巻く課題を洗い出し、業務課題の解決に携わってまいりました。個々の課題への対応はもちろんですが、部分最適化では別の新たな課題が生まれ、総和としての課題の解消とはなりえないことも多くあります。
取り組みとして全体的な視野で見据え、仕組みによって標準化された取扱説明書の制作体制へとシフトしていくことが重要だと考え、取扱説明書の構造化から標準化での運用、利活用による合理化に向けた総合的な支援をご提案しています。

機械の取扱説明書を診断し改善点を共有して、取扱説明書の構造化・規則策定を行い、
制作業務の見直しを含めた標準化を支援します。

既存の取扱説明書を診断・評価して、現状把握と課題抽出を行います。
取扱説明書の構造化・規則策定を行い、テンプレートを制作します。
取扱説明書の制作ツールの開発と制作ノウハウを提供します。
取扱説明書の制作業務フローを再構築し運用を支援します。

こんなお困りごとはございませんか？

取扱説明書をどう作ったらいいのかわからない

取扱説明書のデータが煩雑で管理方法に困っている

属人的要素に依存した取扱説明書なので品質に不安がある

取扱説明書の海外への展開に困っている

他人が作った取扱説明書が改訂しにくい

お困り事には必ず、
取扱説明書を取り巻く課題が存在します

■制作・管理における課題

・制作の属人化
・制作ツール
・改訂作業を行いにくい
・素材データの再利用
・膨大な製品・バージョン管理
・多言語翻訳への対応

■品質における課題

・各国際規格への対応
・必要な構成要件
・現在の取扱説明書のリスク
・文章表現のばらつき
・非統一性

■体制における課題

・品質保証体型
・製品安全への理解・教育
・制作・承認フロー
・各部所間の情報連携
・アフターサポートへの展開

これらの課題を標準化で解決します

取扱説明書の標準化とは

〈取扱説明書の標準化〉に向けたルールとツールを構築し、業務フローを改善します。
制作者の属人的要素に依存しない取扱説明書によって、問い合わせやクレーム件数が軽減します。
ユーザーに製品安全情報を提供し、理解度・満足度の向上を目指します。

〈取扱説明書の標準化〉の具体的なミッションです。

・制度や規格の要求事項に合致できていること
・機械ユーザーが容易にアクセスできる状態にあること
・構成やレイアウトが社内で統一されていること
・手引書と制作ツールが標準的に整備された制作環境があること
・製品が多品種でも制作が平準化できること
・製品や機械のライフサイクルに対応できていること
・PLとPSに対応できていること

取扱説明書の標準化によるメリット

・取扱説明書の作成方法が統一され、効率化します。
・取扱説明書の品質のバラつきがなくなります。
・制作フローが統一されます。
・取扱説明書制作時の調べ事がなくなります。
・データの誤認や齟齬がなくなります。
・PL欠陥（指示・警告上の欠陥）を未然に防ぎます。
・取扱説明書の改訂作業がスムーズに行えるようになります。
・多国語翻訳に対応します。
・ISOやJISなどの規格をふまえた取扱説明書の制作をご支援します。

問題解決の流れ

１ヒアリング

事業者様の取扱説明書（製品マニュアル + 保守関連マニュアル）の制作環境やノウハウなどをヒアリングさせていただき、現状を把握していきます。

制作ノウハウの把握
制作環境・ツールの把握
制作フローの把握
情報整備環境の把握
社内の品質評価基準を把握
リスクアセスメント業務の把握

２課題抽出

事業者様の取扱説明書・マニュアルの評価を行い現状における課題を抽出し、解決方法を導き出します。

各種規格への対応、理解
既存の取扱説明書の評価・診断
取扱説明書の業務工数測定・評価
診断結果を口頭鑑定
制作業務フローの評価

３取扱説明書の規則策定

浮き彫りにされた課題を踏まえ、取扱説明書・マニュアルを作成するにあたっての各種のルール策定を支援します。

各種規格の重要ポイントを踏まえた規則
社内規則の重要ポイントの共有
データ把握とディレクトリー構造化
制作／編集／デザイン上の規則
データファイルのネーミング規則

４取扱説明書の制作環境および業務フローの再構築

事業者様の取扱説明書・マニュアルの制作スキルと運用に最適な業務環境の構築に向けて支援します。

制作ツールの選定との標準化
標準化ツールの導入・運用支援
取扱説明書・マニュアルのテンプレートの運用支援
情報整備環境の再構築
標準化ツールを活用した（制作部署に関連する）業務フローの見直し
制作マネジメントの再構築（編集・版下制作・校正業務）

５取扱説明書の構造化

取扱説明書・各種マニュアルの要件を整理し、制作しやすい構造設計を支援します。

取扱説明書の構成要件の導入
取扱説明書テンプレートの設計
業務の要件定義、作業手順の把握
構造化（ディレクトリー構成、要素構成）
取扱説明書の部章節項の設計

６取扱説明書のテンプレート作成

取扱説明書・マニュアルのテンプレートを作成します。

制作ノウハウ、ツールの把握
製品情報の把握
デザインレイアウトの設計
テクニカルライティング
PLリスクの整理
PL注意書きの作成
版下作成

７運用・定着

取扱説明書・マニュアル制作者の知識力と意識向上に向けた研修セミナーの実施と、運用への定着、品質維持をご支援します。

制作関係者への研修セミナー

取扱説明書の書き方と安全対策、国際規格の解説
各種規格の重要ポイントとは
テンプレート制作した取扱説明書のビフォー・アフターを解説
セミナー資料の作成支援